Toegang wordt per instantie verleend
Een Suite-identiteit kan voor meerdere diensten worden gebruikt, maar toegang geldt niet overal. Als je iemand aan één applicatie-instantie toevoegt, kan die persoon je andere instanties niet openen. Dankzij deze scheiding kan elke dienst een eigen team, abonnementslimiet en set machtigingen hebben.
Controleer de vereisten
- De persoon moet al een Suite-klantaccount hebben met het e-mailadres dat je invoert.
- Je moet eigenaar van de instantie zijn om teamleden toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.
- Het huidige abonnement moet een beschikbare plek voor een extra gebruiker bevatten.
Kies de rol
- Teamlid: beheert doorgaans configuratie en operationele informatie.
- Gebruiker: werkt met de operationele onderdelen die in de applicatie zijn ingeschakeld.
- Klant: heeft beperktere, voornamelijk raadplegende toegang.
De exacte acties per rol zijn afhankelijk van de applicatie. Lees de beschrijving in de rolkeuze en geef alleen de minimaal benodigde rechten. De eigenaarsrol kan niet vanuit de ledenlijst worden overgedragen of bewerkt.
Een teamlid toevoegen
- Open Mijn applicaties en bekijk de gegevens van de instantie.
- Ga naar Teamleden van de instantie.
- Voer het exacte e-mailadres van het bestaande Suite-account in.
- Selecteer de rol en bevestig met Gebruiker toevoegen.
Toegang veilig beheren
Als je de keuzelijst wijzigt, wordt de rol van het teamlid voor die instantie bijgewerkt. Als je een teamlid verwijdert, vervalt de toegang, maar worden de servicegeschiedenis en gegevens die al aan die persoon zijn gekoppeld niet verwijderd. Controleer de toegang wanneer verantwoordelijkheden veranderen of iemand het team verlaat.
Als het teamlid niet kan worden toegevoegd
- Gebruiker niet gevonden: vraag de persoon een klantaccount aan te maken en het gebruikte e-mailadres te controleren.
- Al toegewezen: bewerk het bestaande teamlid in plaats van een dubbele vermelding toe te voegen.
- Limiet bereikt: verwijder ongebruikte toegang of stap over naar een abonnement met voldoende capaciteit.
Tip: Geef iedereen een eigen account. Het delen van inloggegevens maakt het onmogelijk activiteiten aan personen toe te schrijven en toegang veilig in te trekken.