予約やチームの業務、お客様とのやり取りに追われていると、提供したサービスがすべて請求に反映されているかを確認する機会を逃してしまうことがあります。月次締めの時間を短くても定期的に設ければ、関連する記録をまとめて確認し、対応が必要な項目を見つけ、フォロー事項を整理したうえで次の月を始められます。
このチェックリストは、予約、チームの業務、請求書を管理する小規模サービス事業者向けに作成されています。これは確認のための手順であり、自動照合を行うものではありません。記録された情報を比較し、差異を調べ、必要な更新はご自身で行ってください。詳細がまだ比較的新しいうちに、抜け漏れを見つけることが目的です。
短時間の月次確認が大切な理由
予約記録、勤務時間の記録、請求書は、それぞれ異なる情報を示します。カレンダーでは、予定されたことや完了したことを確認できます。チームの勤務時間記録は、勤務時間の確認に役立ちます。請求書からは、お客様向けに作成した請求内容や、入金が記録されているかどうかがわかります。いずれか一つだけを確認していると、提供した業務、記録された業務、請求後の対応について疑問が残る場合があります。
月次確認を行うことで、これらの情報を実務的につなげられます。たとえば、完了した予約について請求の判断がまだ必要なケース、内容の確認が必要な勤務時間の記録、入金状況を確認したほうがよい請求書などが見つかることがあります。差異が見つかっても、必ずしも何かが間違っているとは限りません。担当者やお客様の記録に照らして確認すべき項目が明確になるということです。
確認する時間を毎月決め、急がずに記録を見られるだけの時間を確保しましょう。確認を進めながら、未解決の項目を簡潔にリストアップしてください。このリストは、確認する記録と同じくらい重要です。疑問を記憶に頼らず、具体的なフォロー事項に変えられます。
1. 完了した予約とお客様情報を確認する
締める月の予約から確認を始めます。カレンダーを見て、予約が完了、変更、キャンセルのいずれに該当するか、または確認がまだ必要かを特定してください。予定に入っている予約すべてを、提供済みのサービスとして扱わないようにしましょう。事業で利用できる情報をもとに実際の状況を確認し、不明なケースはフォロー対象として記録してください。
- 完了した予約を確認し、提供したサービスに影響する変更があれば記録する。
- 該当する予約とサービスを特定できるだけのお客様情報が揃っているか確認する。
- キャンセル、日程変更、無断キャンセルとなった予約は、請求対象と決めつけず確認事項として記録する。
- チームメンバーやお客様に確認する必要がある不足情報を書き留める。
オンライン予約を利用している場合、予約を使うと、スケジュールを自分で管理しながら、お客様が空き時間に予約できます。月末には、予約記録を何が予約されたか確認する出発点として利用しましょう。カレンダーだけで完了状況や請求の判断がわかると思い込まず、それらを確認してください。
予約から請求内容の確認に進む際には、お客様情報が重要です。記録に不足があったり、サービスの説明が不明確だったりする場合は、請求書を作成する前にフォローリストへ追加してください。この段階で小さな情報の不足を解消しておくと、後から該当する業務とお客様を特定しやすくなります。
2. 実施した業務とチームの勤務時間記録を照合する
次に、対象期間のチームの勤務時間記録を確認します。完了を確認した予約や、その他のサービス業務と照らし合わせてください。すべての予約と勤務時間の記録が厳密に一致することを求めるのが目的ではありません。サービスによっては準備、移動、フォローアップが伴う一方、予約を伴わない業務もあります。記録に説明が必要な項目や、実施したとわかっているのに勤務時間記録ですぐに見つけられない業務を探しましょう。
- 確認対象の業務に関連する、未入力、不完全、不明確な勤務時間記録がないか調べる。
- 記録された時間が、お客様、サービス、タスクのいずれかと理解できる形で関連づいているか確認する。
- 記録を変更したり請求を判断したりする前に、予想外の差異について確認する。
- 請求対象となる可能性のある業務と、確認が必要な不明点を記録する。
打刻は、小規模なチームが勤怠、シフト、休暇、修正などの勤務時間と関連記録を整理するための場所を提供します。これらの記録を完了した業務とあわせて確認することで、解決が必要な疑問を見つけやすくなります。ただし、確認は人が行う必要があります。勤務時間の記録と予約は、業務の異なる側面を示している場合があるため、自動的に整合すると考えないでください。
不明確な記録の扱い方は一貫させましょう。たとえば、業務内容を確認できる人、不足している情報、再確認する時期を記録します。修正が必要な場合は、通常の手順に従い、後から記録を確認する人にも理由がわかるようにしておきましょう。
3. 請求書を作成し、内容を確認する
業務と勤務時間の記録を確認したら、お客様との取り決めや自社の業務慣行に照らして、請求できる状態にあるサービスを特定します。確認済みの情報を使って請求書を作成してください。カレンダーに予約がある、または勤務時間の記録があるという理由だけで請求してはいけません。業務範囲、金額、お客様情報に不明点がある場合は、請求に進む前に解決してください。
作成する請求書ごとに、お客様、サービスの説明、対象となる業務期間、金額が、確認済みの情報と一致しているか確かめます。重複した項目や、完了したのに請求状況がはっきりしない業務がないかも確認しましょう。まだ処理できない項目がある場合は、月次確認から漏れないよう、何を確認する必要があるか記録してください。
請求書では、見積書の作成、見積書から請求書への変換、請求書のステータス管理ができます。また、入金の記録や、ほかのSuite.coffeeアプリで作成したお客様、品目、業務の再利用も可能です。こうした機能は、請求業務の流れを明確にするのに役立ちますが、請求書が実際に請求する業務とお客様情報を正しく反映しているかどうかは、ご自身で確認する必要があります。
請求書を作成したら、そのステータスを確認し、確認できた入金を記録します。準備が整った請求書、情報待ちの請求書、入金済みの請求書、入金についてフォローが必要な請求書を区別してください。入金状況を記録すれば、請求後の対応を把握しやすくなりますが、ご自身の入金記録の確認に代わるものではありません。
4. 未解決の疑問を記録し、翌月のフォローを設定する
月次締めの時点ですべての疑問を解決しておく必要はありません。ただし、未解決の項目ごとに次の対応を決めておく必要があります。お客様や予約、解決する疑問、担当者、確認予定日など、行動に移すために必要な情報を含む簡潔なフォローリストを作成しましょう。
- 予約の結果やお客様情報の不明点を確認する。
- 不足している、または通常と異なる勤務時間記録について確認する。
- 内容の確認のために保留していた請求書を完成させる。
- 入金待ちの請求書の状況を確認し、次のフォロー内容を記録する。
- 完了済みとして扱わず、翌月に行う業務を引き継ぐ。
最後にリストをもう一度見直し、すべての項目が解決済みか、次の対応が割り当てられていることを確認してください。繰り返し実行できるよう、手順は簡潔に保ちましょう。複雑で続けにくい確認作業より、短くても一貫したチェックリストのほうが役立ちます。
月次締めチェックリスト
- 予約を確認し、どの予約やサービスが完了したかを確かめる。
- お客様情報とサービス内容を確認し、確認が必要な点を記録する。
- 完了した業務とチームの勤務時間記録を照合し、不足や不明確な記録をフォローする。
- 確認済みの情報をもとに請求書を作成し、送付前に内容を確認する。
- 請求書のステータスを確認し、確認済みの入金を記録して、入金フォロー事項をリストアップする。
- 残っている疑問すべてに担当者と次の対応を割り当てる。
次に行うことを明確にして月を締める
小規模サービス事業者向けの月次締めチェックリストを使うと、普段から利用している予約、チームの勤務時間、請求に関する記録をつなげて確認できます。順番に見ていくことで、確認が必要な業務、まだ請求できない請求書、フォローが必要な入金に気づきやすくなります。事実の確認、未解決の疑問の記録、対応事項の引き継ぎに重点を置いて進めましょう。
予約、打刻、請求書を活用して、予約、チームの勤務時間、請求をまとめて確認しやすくするシンプルな業務フローを検討してみましょう。
