Dalam sebulan, jadwal janji temu, tugas tim, dan percakapan dengan pelanggan dapat menumpuk sebelum Anda sempat memeriksa apakah setiap pekerjaan yang telah dilakukan sudah masuk ke penagihan. Penutupan bulanan singkat memberi Anda waktu rutin untuk meninjau catatan tersebut, menemukan hal-hal yang perlu diperhatikan, dan memulai bulan berikutnya dengan daftar tindak lanjut yang lebih jelas.
Daftar periksa ini dirancang untuk usaha jasa kecil yang mengelola pemesanan, pekerjaan tim, dan faktur. Ini adalah proses peninjauan, bukan rekonsiliasi otomatis: bandingkan informasi dalam catatan Anda, selidiki perbedaannya, lalu lakukan sendiri pembaruan yang diperlukan. Tujuannya adalah menemukan kekurangan selagi detailnya masih cukup segar.
Mengapa peninjauan bulanan singkat itu penting
Catatan janji temu, catatan waktu, dan faktur menjawab pertanyaan yang berbeda. Kalender dapat menunjukkan apa yang dijadwalkan atau telah diselesaikan. Catatan waktu tim dapat membantu Anda meninjau jam kerja. Faktur menunjukkan apa yang telah Anda siapkan untuk pelanggan dan apakah pembayaran sudah dicatat. Jika hanya melihat salah satu dari catatan ini, mungkin masih ada pertanyaan yang belum terjawab tentang pekerjaan yang dilakukan, pekerjaan yang tercatat, dan tindak lanjut penagihan.
Peninjauan bulanan membantu menjembatani catatan-catatan tersebut secara praktis. Misalnya, peninjauan dapat mengungkap janji temu yang sudah selesai tetapi masih memerlukan keputusan penagihan, entri waktu yang perlu diperjelas, atau faktur yang status pembayarannya perlu diperiksa. Menemukan perbedaan tidak otomatis berarti ada yang salah; hal itu memberi Anda hal yang jelas untuk dikonfirmasi kepada orang terkait atau melalui catatan pelanggan.
Pilih waktu yang konsisten untuk melakukan peninjauan dan sisihkan waktu yang cukup agar Anda dapat memeriksa catatan tanpa terburu-buru. Buat daftar sederhana berisi hal-hal yang belum terselesaikan sambil meninjau. Daftar itu sama pentingnya dengan catatan yang Anda periksa: daftar tersebut mengubah pertanyaan menjadi tindak lanjut, alih-alih membiarkannya hanya tersimpan dalam ingatan.
1. Tinjau janji temu yang telah selesai dan detail pelanggan
Mulailah dengan janji temu pada bulan yang sedang Anda tutup. Tinjau kalender dan identifikasi pemesanan yang telah selesai, diubah, dibatalkan, atau masih perlu dikonfirmasi. Jangan menganggap setiap janji temu yang dijadwalkan sebagai pekerjaan yang telah dilakukan. Periksa apa yang benar-benar terjadi berdasarkan informasi yang tersedia bagi usaha Anda, lalu tandai kasus yang belum pasti untuk ditindaklanjuti.
- Konfirmasikan janji temu yang telah selesai dan catat perubahan yang memengaruhi pekerjaan yang dilakukan.
- Pastikan detail pelanggan cukup jelas untuk mengidentifikasi pemesanan dan layanan terkait.
- Tandai janji temu yang dibatalkan, dijadwalkan ulang, atau pelanggan tidak hadir untuk ditinjau, alih-alih langsung menganggapnya harus ditagihkan.
- Catat detail yang belum tersedia dan perlu dikonfirmasi kepada anggota tim atau pelanggan.
Jika usaha Anda menggunakan pemesanan daring, Janji temu memungkinkan pelanggan memesan waktu yang tersedia sementara Anda tetap mengendalikan jadwal. Pada akhir bulan, gunakan catatan janji temu sebagai titik awal untuk meninjau apa yang telah dipesan; konfirmasikan penyelesaian dan keputusan penagihan, bukan berasumsi bahwa kalender saja sudah memberikan jawabannya.
Detail pelanggan penting saat Anda beralih dari pemesanan ke peninjauan penagihan. Jika catatan belum lengkap atau deskripsi layanan tidak jelas, masukkan hal tersebut ke daftar tindak lanjut sebelum menyiapkan faktur. Menyelesaikan kekurangan informasi kecil pada tahap ini dapat memudahkan Anda mengidentifikasi pekerjaan dan pelanggan yang tepat nantinya.
2. Bandingkan pekerjaan yang dilakukan dengan catatan waktu tim
Selanjutnya, tinjau catatan waktu tim untuk periode tersebut. Bandingkan dengan janji temu dan pekerjaan layanan lainnya yang telah Anda konfirmasikan. Tujuannya bukan mencocokkan setiap janji temu dengan entri waktu secara persis: beberapa layanan mungkin mencakup persiapan, perjalanan, atau tindak lanjut, sementara pekerjaan lain mungkin tidak terkait dengan janji temu. Sebaliknya, cari entri yang memerlukan konteks dan pekerjaan yang Anda ketahui telah dilakukan tetapi sulit ditemukan dalam catatan waktu.
- Cari entri waktu yang hilang, tidak lengkap, atau tidak jelas terkait pekerjaan yang sedang ditinjau.
- Periksa apakah jam yang tercatat memiliki kaitan yang dapat dipahami dengan pelanggan, layanan, atau tugas.
- Tanyakan tentang perbedaan yang tidak terduga sebelum mengubah catatan atau mengambil keputusan penagihan.
- Catat pekerjaan yang mungkin dapat ditagihkan, beserta hal-hal yang belum pasti dan perlu dikonfirmasi.
Pencatatan jam kerja menyediakan tempat bagi tim kecil untuk mengatur waktu dan catatan terkait, termasuk kehadiran, giliran kerja, cuti, dan koreksi. Meninjau catatan tersebut bersama pekerjaan yang telah selesai dapat membantu Anda mengidentifikasi pertanyaan yang perlu dituntaskan. Peninjauan ini tetap memerlukan pemeriksaan manusia: catatan waktu dan pemesanan mungkin menggambarkan bagian pekerjaan yang berbeda, jadi jangan berasumsi keduanya akan direkonsiliasi secara otomatis.
Terapkan cara yang konsisten untuk menangani entri yang tidak jelas. Misalnya, catat siapa yang dapat mengonfirmasi pekerjaan tersebut, detail apa yang belum ada, dan kapan Anda akan menindaklanjutinya. Jika koreksi diperlukan, ikuti proses yang biasa Anda gunakan dan catat alasan yang dapat dipahami oleh siapa pun yang meninjau catatan itu nanti.
3. Siapkan dan periksa faktur
Setelah meninjau catatan pekerjaan dan waktu, tentukan layanan mana yang siap ditagihkan sesuai kesepakatan dengan pelanggan dan praktik bisnis Anda sendiri. Gunakan informasi yang telah dikonfirmasi untuk menyiapkan faktur; jangan menagih hanya karena janji temu tercantum di kalender atau karena ada entri waktu. Jika cakupan pekerjaan, jumlah, atau detail pelanggan belum pasti, selesaikan pertanyaan tersebut sebelum melanjutkan.
Untuk setiap faktur yang Anda siapkan, cocokkan pelanggan, deskripsi layanan, periode pekerjaan terkait, dan jumlahnya dengan informasi yang telah dikonfirmasi. Periksa apakah ada entri ganda dan apakah ada pekerjaan yang selesai tetapi belum memiliki hasil penagihan yang jelas. Jika ada hal yang belum siap, catat apa yang masih perlu dikonfirmasi agar tidak terlewat dalam peninjauan akhir bulan.
Faktur mendukung pembuatan estimasi, mengubahnya menjadi faktur, dan mengelola status faktur. Aplikasi ini juga memungkinkan Anda mencatat pembayaran serta menggunakan kembali pelanggan, item, dan operasi yang dibuat oleh aplikasi Suite.coffee lainnya. Kemampuan ini dapat mendukung alur penagihan yang lebih jelas, tetapi Anda tetap perlu memastikan bahwa faktur mencerminkan pekerjaan dan detail pelanggan yang memang ingin Anda tagihkan.
Setelah menyiapkan faktur, tinjau statusnya dan catat pembayaran yang telah Anda konfirmasikan. Pisahkan faktur yang siap, faktur yang menunggu informasi, serta faktur yang sudah dibayar atau masih memerlukan tindak lanjut pembayaran. Mencatat status pembayaran memberi Anda gambaran yang berguna tentang tindak lanjut penagihan; hal itu tidak menggantikan pemeriksaan terhadap catatan pembayaran Anda sendiri.
4. Catat pertanyaan yang belum terjawab dan tetapkan tindak lanjut bulan depan
Penutupan bulanan yang berguna tidak mengharuskan setiap pertanyaan diselesaikan saat itu juga. Namun, setiap hal yang masih terbuka harus memiliki langkah berikutnya. Buat daftar tindak lanjut singkat dengan detail yang cukup agar tindakan yang diperlukan jelas, misalnya pelanggan atau janji temu terkait, pertanyaan yang perlu diselesaikan, orang yang bertanggung jawab, dan tanggal target untuk menindaklanjutinya.
- Konfirmasikan hasil janji temu atau detail pelanggan yang belum jelas.
- Tanyakan tentang catatan waktu yang hilang atau tidak biasa.
- Selesaikan faktur yang ditunda untuk menunggu klarifikasi.
- Periksa status faktur yang menunggu pembayaran dan catat tindak lanjut berikutnya.
- Bawa pekerjaan yang termasuk ke bulan berikutnya ke periode tersebut, alih-alih menganggapnya telah selesai.
Di akhir peninjauan, periksa kembali daftarnya dan pastikan setiap hal sudah diselesaikan atau memiliki tindakan lanjutan yang ditetapkan. Jaga agar prosesnya cukup sederhana untuk diulang. Daftar periksa singkat yang konsisten lebih berguna daripada peninjauan rumit yang sulit dipertahankan.
Daftar periksa penutupan bulanan Anda
- Tinjau pemesanan dan konfirmasikan janji temu atau layanan yang telah selesai.
- Periksa detail pelanggan dan layanan; catat hal-hal yang perlu dikonfirmasi.
- Bandingkan pekerjaan yang telah selesai dengan catatan waktu tim dan tindak lanjuti kekurangan atau entri yang tidak jelas.
- Siapkan faktur berdasarkan informasi yang telah dikonfirmasi dan periksa sebelum mengirimkannya.
- Tinjau status faktur, catat pembayaran yang telah dikonfirmasi, dan buat daftar tindak lanjut pembayaran.
- Tetapkan penanggung jawab dan langkah berikutnya untuk setiap pertanyaan yang masih belum terjawab.
Tutup bulan dengan langkah selanjutnya yang jelas
Daftar periksa penutupan bulanan untuk usaha jasa kecil menghubungkan catatan yang sudah Anda gunakan: janji temu, waktu tim, dan penagihan. Meninjaunya secara berurutan membantu Anda melihat pekerjaan yang perlu dikonfirmasi, faktur yang belum siap, dan pembayaran yang perlu ditindaklanjuti. Fokuskan proses pada pemeriksaan fakta, pencatatan pertanyaan yang belum terjawab, dan penerusan tindakan ke periode berikutnya.
Jelajahi alur kerja sederhana untuk memudahkan peninjauan janji temu, waktu tim, dan penagihan secara bersamaan dengan Janji temu, Pencatatan jam kerja, dan Faktur.
