O achiziție de la un furnizor și o factură adresată unui client descriu părți diferite ale aceleiași activități comerciale. Prima înregistrează ce achiziționați, iar a doua explică ce taxați. Când denumirile, descrierile sau cantitățile articolelor diferă între aceste documente, devine mai dificil să urmăriți ce a fost cumpărat, ce este disponibil și pentru ce este facturat un client.
Un flux de lucru fiabil, de la inventar la facturare, pentru o întreprindere mică nu presupune că aplicațiile separate se sincronizează automat. În schimb, stabiliți fișe consecvente pentru articole și verificați cu atenție fiecare etapă de transfer al informațiilor. Acest ghid arată cum să corelați practicile de achiziție și facturare, indiferent dacă vindeți produse sau includeți articole în serviciile pe care le oferiți.
De ce pot deveni inconsecvente detaliile articolelor între achiziții și facturare
Documentele furnizorilor sunt întocmite în funcție de nevoile acestora. Un produs poate fi livrat cu o denumire, o prescurtare, o mărime de ambalaj sau o referință specifică furnizorului. Întreprinderea dumneavoastră îl poate vinde sub o denumire mai scurtă, îl poate descrie diferit clienților sau îl poate evidenția într-o altă unitate de măsură. Aceste diferențe sunt firești, dar pot îngreuna compararea unei achiziții cu o ofertă sau o factură.
Diferențele pot apărea și atunci când mai multe persoane creează sau actualizează înregistrări. O persoană poate introduce o descriere detaliată, în timp ce alta folosește o prescurtare familiară. Cantitatea dintr-o achiziție de la furnizor poate fi exprimată în pachete, în timp ce poziția destinată clientului se referă la articole individuale. Chiar dacă este vorba despre același produs, formulările neclare pot genera întrebări sau muncă suplimentară.
Soluția nu este să copiați toate descrierile furnizorilor pe documentele destinate clienților. Trebuie să decideți ce informații aparțin fișei interne a articolului, ce formulare ar trebui să vadă clienții și cum verifică echipa legătura dintre cele două.
Stabiliți ce denumiri și descrieri ale articolelor va folosi echipa în mod consecvent
Începeți cu o convenție simplă de denumire, ușor de urmat. Alegeți o denumire clară și ușor de recunoscut pentru fiecare articol și folosiți-o consecvent în înregistrări. Dacă furnizorul numește articolul altfel, păstrați formularea furnizorului în documentația de achiziție relevantă sau în notele pe care echipa le ține deja, în loc să schimbați de fiecare dată denumirea destinată clientului când cumpărați articolul.
Pentru fiecare articol, conveniți asupra detaliilor necesare pentru a-l deosebi de articole similare. În funcție de ceea ce vindeți, acestea pot include modelul, dimensiunea, materialul, finisajul sau formatul ambalajului. Păstrați descrierile obiective și utile: scopul este identificarea articolului corect, nu redactarea unui text elaborat.
Stabiliți și un standard pentru unitățile de măsură. Decideți dacă echipa înregistrează și facturează un articol la bucată, la pachet, la metru, la oră sau într-o altă unitate potrivită și precizați clar baza de calcul a cantității. Dacă la achiziții și la facturare se folosesc unități diferite, documentați cum ar trebui să verifice personalul conversia, în loc să se bazeze pe memorie. Nu considerați pachetul și fiecare articol din interiorul lui cantități interschimbabile.
Poate fi util să începeți prin a verifica un grup restrâns de articole achiziționate sau facturate frecvent. Căutați denumiri duplicate și denumiri aproape identice, clarificați ce descriere ar trebui să folosească echipa și comunicați convenția stabilită tuturor celor care întocmesc înregistrări de achiziție sau facturare. Consecvența contează mai mult decât un sistem complicat de denumire.
Înregistrați achizițiile de la furnizori și mișcările de stoc în fluxul de lucru pentru inventar
Când înregistrați o achiziție, verificați detaliile furnizorului și ale articolului în raport cu documentul-sursă înainte de a vă baza pe înregistrare. Confirmați că articolul selectat este cel pe care intenționa să-l cumpere întreprinderea și că respectiva cantitate înregistrată corespunde unității reale de achiziție. Dacă livrarea diferă de comanda plasată, păstrați înregistrarea conformă cu ceea ce s-a întâmplat, în loc să tratați cantitatea estimată inițial ca fiind cantitatea recepționată.
Un flux de lucru pentru inventar și achiziții este util deoarece oferă întreprinderii un loc în care să gestioneze stocurile, depozitele, loturile, furnizorii și achizițiile, înregistrând mișcările și menținând cantitățile actualizate. De exemplu, aplicația Inventar și achiziții de la Suite.coffee este concepută pentru a ajuta întreprinderile mici să păstreze trasabile informațiile despre achiziții și stocuri. Indiferent de instrumentul folosit, obiceiul practic este să verificați articolul și cantitatea în momentul înregistrării unei achiziții sau mișcări de stoc.
Păstrați informațiile care ajută echipa să urmărească parcursul articolului: ce s-a cumpărat, de la cine, în ce cantitate și ce mișcare de stoc a urmat. Folosiți convenția de denumire a articolelor asupra căreia ați convenit, chiar dacă formularea furnizorului diferă. Dacă articolul este nou, stabiliți-i denumirea și descrierea standard înainte să apară pe un document destinat clienților.
Aceste înregistrări oferă o imagine mai clară asupra a ceea ce aveți în stoc și a ceea ce urmează să primiți. Totuși, ele nu justifică, prin ele însele, presupunerea că o aplicație separată de facturare va prelua automat fiecare modificare. Dacă aplicațiile sunt separate, planificați o verificare explicită atunci când informațiile trec din evidența stocurilor și a achizițiilor în facturarea clienților.
Verificați detaliile articolelor când pregătiți o ofertă sau o factură
Înainte de a pregăti o ofertă, comparați articolul destinat clientului cu fișa standard a articolului din evidențele întreprinderii. Verificați dacă denumirea este ușor de înțeles pentru client, dacă descrierea îl deosebește de opțiuni similare și dacă unitatea de măsură și cantitatea sunt potrivite pentru lucrarea sau vânzarea respectivă. O descriere scurtă și consecventă poate fi mai utilă decât copierea unei prescurtări interne a furnizorului.
Când o ofertă devine factură, verificați din nou pozițiile, în loc să presupuneți că detaliile inițiale descriu în continuare ceea ce a fost furnizat. Verificați dacă s-a modificat cantitatea, dacă articolul a fost înlocuit sau dacă există diferențe între lucrarea planificată și cea efectuată. Dacă întreprinderea are o procedură convenită pentru înregistrarea acestor schimbări, urmați-o înainte de finalizarea facturii.
Aplicația Factură de la Suite.coffee permite pregătirea ofertelor, transformarea acestora în facturi, înregistrarea plăților și reutilizarea clienților, articolelor și operațiunilor create în alte aplicații Suite.coffee. Reutilizarea poate reduce introducerea repetată a datelor, însă o persoană ar trebui totuși să confirme că articolul selectat și detaliile sale corespund tranzacției curente cu clientul. O înregistrare existentă este un punct de plecare pentru verificare, nu o dovadă că fiecare poziție dintr-o ofertă sau factură este corectă.
Pentru întreprinderile de servicii care facturează piese sau alte articole, separați tariful de descrierea generală a serviciului atunci când acest lucru îl ajută pe client să înțeleagă factura. Pentru comercianții cu amănuntul, verificați dacă articolul și cantitatea facturate corespund bunurilor vândute. În ambele situații, folosiți formulări clare pentru client și păstrați suficientă consecvență pentru ca echipa să poată compara înregistrarea de facturare cu informațiile despre achiziții și stocuri.
Folosiți o verificare simplă la predarea informațiilor: cantități, descrieri și datele clientului
O verificare scurtă la predarea informațiilor face procesul repetabil fără a adăuga documente inutile. Înainte de a trimite o ofertă sau o factură, persoana responsabilă poate confirma următoarele:
- Identitatea articolului: Este articolul corect și este folosită denumirea standard convenită?
- Descrierea: Formularea destinată clientului explică ce se furnizează fără a se baza pe prescurtările furnizorului?
- Cantitatea și unitatea: Numărul și unitatea corespund celor vândute sau facturate și a fost verificată orice diferență între unitățile de achiziție?
- Modificări: Au fost reflectate în tranzacția curentă eventualele înlocuiri, livrări incomplete sau alte schimbări?
- Datele clientului: Oferta sau factura este asociată clientului vizat?
Adaptați verificarea la complexitatea tranzacției. O vânzare obișnuită și simplă poate necesita doar o verificare rapidă. Un articol nou, o unitate de măsură neobișnuită sau o comandă modificată merită mai multă atenție. Scopul este să identificați neconcordanțele înainte de trimiterea documentelor către client, nu să creați un proces mai complicat decât o cere activitatea.
Stabiliți clar responsabilitățile atunci când trebuie corectate înregistrările
Decideți cine poate corecta informațiile despre articole și cine ar trebui să verifice facturarea către clienți. Într-o echipă mică, aceeași persoană poate îndeplini ambele roluri, dar precizarea responsabilităților este totuși utilă. Persoana care menține convenția de denumire a articolelor poate rezolva problemele legate de denumiri duplicate sau neclare; persoana care pregătește oferta sau factura poate verifica dacă tranzacția curentă folosește articolul și cantitatea potrivite.
Dacă se găsește o neconcordanță, corectați înregistrarea care este efectiv greșită, apoi verificați documentele conexe afectate. De exemplu, poate fi necesară clarificarea descrierii standard a unui articol, în timp ce cantitatea de pe o factură se aplică doar unei anumite tranzacții cu un client. Evitați să modificați o fișă comună a articolului doar pentru a explica o diferență singulară, dacă astfel fișa ar deveni mai puțin exactă pentru utilizările viitoare.
Când nu este clar dacă o neconcordanță ține de o achiziție, de o mișcare de stoc sau de o factură adresată clientului, opriți-vă și urmăriți-o până la înregistrarea-sursă relevantă. Este mai util să existe un responsabil clar și o procedură simplă de escaladare decât să lăsați fiecare persoană să facă presupuneri diferite. În timp, neconcordanțele recurente pot arăta unde trebuie îmbunătățită convenția de denumire sau verificarea de la predarea informațiilor.
Concluzie: tratați fiecare transfer de informații cu atenție
Un proces consecvent de gestionare a inventarului și facturare se bazează pe denumiri clare ale articolelor, cantități verificate cu atenție și o scurtă verificare ori de câte ori informațiile trec din evidența achizițiilor în facturarea clienților. Folosiți evidențele de inventar pentru a păstra trasabilitatea stocurilor și a activității de achiziție, apoi verificați detaliile destinate clientului când pregătiți o ofertă sau o factură. Nu presupuneți că aplicațiile separate se sincronizează automat; faceți transferul de informații vizibil și desemnați o persoană care să-l verifice.
Descoperiți aplicațiile Suite.coffee Inventar și achiziții și Factură, apoi schițați un proces simplu de transfer al informațiilor despre articole pentru întreprinderea dumneavoastră: conveniți asupra denumirilor, verificați cantitățile și descrierile și clarificați cine răspunde de corecturi.
