Um sistema de reservas para uma pequena empresa pode significar coisas muito diferentes, consoante aquilo que o cliente pretende reservar. Um cliente pode precisar de marcar uma hora com um profissional, alguém que vai comer fora pode querer uma mesa durante o serviço, e um hóspede pode querer um quarto ou outra unidade por várias noites. Todos estes pedidos envolvem disponibilidade, mas a empresa tem de organizar diferentes tipos de recursos.
Esta distinção é importante na escolha de uma solução de reservas online. Um calendário concebido para agendamentos profissionais pode não representar claramente a disponibilidade das mesas, enquanto um processo de reservas de restaurante não foi pensado para estadias de várias noites. Comece por identificar o que os clientes reservam e o que a sua empresa precisa de manter disponível. Depois, compare o fluxo de trabalho, em vez de escolher uma ferramenta apenas com base no rótulo genérico «software de reservas».
Três tipos de reservas, três operações diferentes
Os agendamentos reservam o tempo de um profissional
Um agendamento reserva uma hora específica para um serviço prestado por um profissional. A principal questão de organização é: quem está disponível e quando? A empresa precisa de manter os calendários dos profissionais organizados e permitir que os clientes escolham entre as horas disponíveis, sem depender inteiramente de chamadas ou mensagens.
Este modelo é adequado a empresas de serviços cujo trabalho é organizado através de agendamentos individuais. Consoante a empresa, pode haver mais do que um profissional a aceitar agendamentos, por isso é importante perceber de quem é a disponibilidade que o cliente está a reservar. Um fluxo de trabalho útil torna essa disponibilidade clara e ajuda a empresa a manter a agenda num único lugar.
Para este tipo de operação, explore a aplicação de agendamento da Suite.coffee. Foi concebida para permitir que os clientes marquem online horários disponíveis, enquanto a empresa organiza a disponibilidade dos profissionais e mantém o controlo da agenda.
As reservas de restaurante gerem mesas e serviços
Uma reserva de restaurante não é simplesmente um agendamento com outro nome. A reserva diz respeito a um grupo e a uma mesa durante o serviço do restaurante. A empresa precisa de saber que mesas ou espaços estão disponíveis e de organizar as reservas de forma adequada aos seus serviços.
A gestão de reservas de restaurante também pode implicar reunir a informação das reservas com a disponibilidade das mesas e a lista de espera. O foco operacional está na coordenação do espaço de refeições e das reservas recebidas — não na atribuição de horários no calendário de um profissional nem na gestão da estadia de um hóspede ao longo de várias datas.
Se os recursos que precisa de organizar são mesas, espaços e serviços, a aplicação de reservas de restaurante da Suite.coffee é a categoria relevante a considerar. É apresentada como uma forma de receber reservas online e organizar serviços, mesas, espaços e a lista de espera numa única vista clara.
As reservas de alojamento gerem unidades e estadias
Uma reserva de alojamento reserva uma unidade para uma estadia, em vez de uma única faixa horária ou de uma mesa durante o serviço. A disponibilidade está relacionada com as datas da estadia, e a empresa precisa de acompanhar as unidades, as tarifas e as informações dos hóspedes. Pode também precisar de organizar as etapas entre a reserva e a partida.
Este período de reserva mais longo altera as perguntas a fazer. A empresa consegue ver que unidades estão disponíveis para a estadia pretendida? Consegue manter organizadas as tarifas e os dados dos hóspedes? O fluxo de trabalho tem em conta as tarefas relacionadas com a estadia e a chegada dos hóspedes? Estas necessidades são diferentes das de um calendário profissional ou de um plano de mesas de restaurante.
Os alojamentos independentes que estejam a considerar este fluxo de trabalho podem consultar a aplicação de reservas de alojamento da Suite.coffee. O âmbito indicado inclui a organização de unidades, disponibilidade, tarifas, hóspedes, pagamentos e tarefas da estadia, desde a reserva até à partida, e inclui um motor de reservas diretas.
Compare o que a sua empresa precisa de manter organizado
Antes de comparar opções de reserva, faça uma lista dos recursos que a sua empresa tem de gerir. O nome de uma ferramenta é menos importante do que a correspondência entre o modelo de reservas e esses recursos.
- Para agendamentos: Identifique os profissionais cuja disponibilidade os clientes precisam de poder reservar. Pense em como os clientes vão escolher uma hora e em como a empresa vai manter organizada a agenda de cada profissional.
- Para restaurantes: Identifique as mesas ou os espaços, os serviços e as informações das reservas que precisam de ser coordenados. Considere se a lista de espera faz parte do processo diário.
- Para alojamento: Identifique as unidades, as datas, as tarifas e os dados dos hóspedes associados a uma estadia. Considere que tarefas têm de ser organizadas desde a reserva até à partida.
Não se trata apenas de rótulos diferentes para o mesmo calendário. Num agendamento, a principal disponibilidade é o tempo de um profissional; numa reserva de restaurante, é a disponibilidade das mesas no contexto do serviço; e numa reserva de alojamento, é uma unidade durante uma estadia. Um processo de utilização geral pode obrigar os funcionários a conciliar manualmente estes diferentes tipos de disponibilidade. Escolher um fluxo de trabalho concebido para o recurso certo pode facilitar a compreensão e a gestão do processo de reservas.
Um guia de decisão breve
Pergunte o que o cliente está realmente a reservar. Se a resposta for uma reunião ou um serviço, a uma hora específica, com um profissional, procure soluções de agendamento. Se for um lugar para comer durante um serviço de restaurante, procure soluções de reservas de restaurante. Se for um quarto ou outra unidade para um conjunto de datas, procure soluções de gestão de reservas de alojamento.
Em seguida, pergunte que disponibilidade precisa de controlar. Uma empresa de serviços pode precisar de uma visão clara das agendas dos profissionais. Um restaurante pode precisar de organizar em conjunto as mesas, os espaços e as reservas. Um alojamento pode precisar de gerir a disponibilidade das unidades e as tarifas durante as estadias dos hóspedes. Se a sua empresa disponibiliza mais do que um tipo de reserva, analise cada um separadamente antes de decidir se um único fluxo de trabalho os abrange adequadamente.
Por fim, considere como os clientes devem fazer uma reserva. Se pretende que escolham online uma hora disponível, uma solução orientada para agendamentos pode ser adequada. Se precisam de reservar uma mesa de restaurante, procure um fluxo de trabalho de reservas de restaurante. Se estão a planear uma estadia, procure uma solução de gestão de reservas de alojamento que tenha em conta as unidades e as datas. O objetivo não é acrescentar complexidade, mas fazer com que o processo corresponda à operação real.
Sinais de que o processo de reservas atual está a tornar-se difícil de gerir
As chamadas, as notas em papel e os calendários separados podem funcionar quando o volume de reservas e as operações são simples. Podem tornar-se mais difíceis de coordenar à medida que aumenta o número de pessoas, mesas ou unidades envolvidas. Repare se os funcionários precisam frequentemente de consultar vários sítios antes de confirmar a disponibilidade ou se é difícil encontrar os dados de uma reserva quando alguém precisa deles.
Outros sinais de alerta incluem trocas repetidas de mensagens para confirmar uma hora, dúvidas sobre o profissional ou recurso a que uma reserva diz respeito e dificuldade em manter visíveis a lista de espera ou as tarefas relacionadas com as estadias. Estes sinais não significam automaticamente que precisa de um produto específico. São um motivo para rever a forma como a informação passa do pedido do cliente para a agenda, o plano de mesas ou o registo da estadia.
Anote em que pontos o processo abranda. A disponibilidade não é clara para os clientes ou é difícil de coordenar para os funcionários? Os dados estão dispersos ou o problema é que o método de reservas atual representa o recurso errado? As respostas a estas perguntas vão ajudar a distinguir a necessidade de reservas online da necessidade de um fluxo de trabalho operacional diferente.
Perguntas a responder antes de escolher
- O que reserva o cliente? O tempo de um profissional, uma mesa de restaurante ou uma unidade de alojamento para uma estadia?
- Que disponibilidade tem de se manter correta? As agendas dos profissionais, as mesas e os espaços ou as unidades ao longo de várias datas?
- Que dados das reservas são importantes para os funcionários? Pense nas informações necessárias para preparar um agendamento, gerir uma reserva de restaurante ou organizar a estadia de um hóspede.
- Quem precisa de utilizar as informações das reservas? Considere as pessoas que confirmam as reservas e aquelas que precisam de agir com base nelas.
- Em que ponto o processo atual cria dificuldades? Registe chamadas repetidas, notas dispersas, consultas ao calendário ou dúvidas sobre a disponibilidade.
- O que devem os clientes poder fazer online? Defina a tarefa de reserva que pretende que concluam e, em seguida, confirme que o fluxo de trabalho proposto é compatível com esse tipo de reserva.
Escolha o fluxo de trabalho adequado à reserva
O agendamento de consultas, as reservas de restaurante e as reservas de alojamento resolvem problemas organizacionais relacionados, mas distintos. Adapte o sistema ao que os clientes reservam e à disponibilidade que a sua empresa controla: o tempo de um profissional, as mesas e o serviço de um restaurante ou as unidades e as datas das estadias dos hóspedes. Uma correspondência clara pode ajudar a organizar as reservas de uma forma que reflita o funcionamento real da sua empresa.
Use as perguntas acima para identificar o seu tipo de reserva e, depois, consulte o fluxo de trabalho adequado. Quando estiver pronto para organizar a disponibilidade online, explore a aplicação relevante da Suite.coffee: Marcação para as agendas dos profissionais, Reservas de restaurante para mesas e serviços ou Reservas de alojamento para estadias de hóspedes.
