Uvedení nového produktu v malém obchodě není jen nákupní rozhodnutí. Je to koordinační úkol. Potřebujete vědět, co dodavatel posílá, kde bude zboží uloženo, kdy je produkt připraven k prodeji a co je třeba sdělit zákazníkům. Když tyto kroky probíhají na různých místech nebo ve špatném pořadí, produkt může dorazit bez jasného záznamu, jevit se jako dostupný dříve, než jsou zásoby připravené, nebo vyvolat zákaznické rozhovory, na které pracovníci nedokážou navazovat jednotně.
Pracovní postup pro uvedení produktu v malém maloobchodě dává každé nové položce jednoduchou cestu: potvrdit příchozí množství, vytvořit použitelný záznam o produktu, rozhodnout, kam patří a kdy jej lze prodávat, zajistit, aby informace pro zákazníky odpovídaly skutečnosti, a následně vyhodnotit, co se děje po uvedení. Cílem není přidávat složitost. Jde o to, aby předání od přijetí zásob po dotazy zákazníků bylo spolehlivé.
Tento postup je užitečný pro nezávislé prodejce a malé podniky prodávající produkty, které zavádějí jednu novou produktovou řadu, variantu stávající položky nebo malou skupinu produktů od dodavatele. Při každém uvedení zachovejte stejné pořadí a podrobnosti pak přizpůsobte produktu a svému obchodu.
1. Potvrďte dodavatele a příchozí množství
Začněte informacemi, které vymezují příchozí zásoby. Než začnete nový produkt považovat za dostupný, potvrďte dodavatele, očekávané množství a zda je dodávka skutečně na cestě. Jde o základní skutečnosti, které propojují nákupní rozhodnutí se zásobami, jež budete později držet a prodávat.
U každého příchozího produktu položku zaznamenejte dostatečně jasně, aby ji bylo možné odlišit od podobných produktů. Pokud přichází několik nových položek, kontrolujte je jednu po druhé, místo abyste se spoléhali na obecnou vzpomínku na objednávku. Jasná kontrola snižuje riziko záměny očekávaného množství s přijatým množstvím nebo započítání jednoho produktu jako jiného.
Proveďte jednu kontrolu před oznámením produktu
Krátká kontrola před příjezdem může předejít zbytečným nejasnostem. Zeptejte se:
- Který dodavatel produkt dodává?
- Jaké množství se očekává?
- Je množství očekávané, přijaté, nebo už naskladněné?
- Musí být produkt uložen v konkrétním skladu nebo skladovacím prostoru?
- Kdo potřebuje vědět, kdy je připraven k prodeji?
Důležité je rozlišovat mezi tím, co očekáváte, a tím, co fyzicky máte. Dostupnost uváděná zákazníkům by měla vycházet ze stavu zásob, který dokážete zajistit, nikoli z předpokladu, že dodávka dorazí podle plánu. Podrobnější postup týkající se dodavatelů a objednávek najdete v postupu kontroly dodavatelů a nákupních objednávek ve Skladových zásobách a nákupu.
2. Připravte záznam o produktu a místo uložení
Jakmile je příchozí produkt potvrzen, připravte jeho záznam dříve, než dodávka vytvoří časový tlak. Záznam o produktu by měl umožnit lidem, kteří jej přijímají, skladují a prodávají, položku rozpoznat. Tento záznam je společným referenčním bodem pro nový produkt, proto by měl být připraven dříve, než pracovníci budou při manipulaci se zásobami hledat podrobnosti.
Místo uložení vybírejte záměrně. Nová položka může být uložena ve skladu, v zázemí prodejny nebo na jiném místě využívaném firmou. Podstatné je, aby místo odpovídalo tomu, kde lze zásoby najít a spravovat. Když má produkt jasně určené místo, přijetí i pozdější kontroly zásob lze provádět snáze a bez dohadů.
Skladové zásoby a nákup jsou navrženy tak, aby udržovaly zásoby, sklady, dodavatele a nákup pohromadě, zaznamenávaly pohyby a udržovaly množství aktuální. Malému podniku to poskytuje praktický provozní základ pro postup uvedení produktu: můžete propojit položku, jejího dodavatele, její umístění a pohyb do zásob, aniž by se uvedení změnilo v projekt ERP.
Udělejte ze záznamu užitečný nástroj v místě práce
Nepovažujte nastavení za administrativu, kterou lze dokončit později. Záznam o produktu musí podporovat skutečná rozhodnutí. Pracovníci by měli být schopni produkt identifikovat, pochopit, kam patří, a rozpoznat, kdy byly zásoby přesunuty na místo, odkud je lze prodávat. To je obzvlášť cenné, když dodávky přebírá, odpovídá zákazníkům nebo kontroluje zásoby více než jedna osoba.
Po dodání porovnejte, co dorazilo, s tím, co bylo očekáváno. Pohyb do zvoleného místa zaznamenejte teprve tehdy, když dokážete množství doložit. Pokud existuje rozdíl, ponechte jej viditelný, místo abyste očekávaný údaj potichu považovali za aktuální zásobu. Důvěryhodné množství je užitečnější než úhledně vypadající číslo, které nelze ověřit.
3. Stanovte okamžik zahájení prodeje a bod doplnění zásob
Produkt není automaticky připraven k prodeji jen proto, že byl objednán nebo dodán. Stanovte jasný okamžik zahájení prodeje: chvíli, kdy je produkt na správném místě, jeho záznam je připraven a množství je aktuální. Získáte tak jednoznačnou odpověď na otázku: „Můžeme zákazníkům říct, že je k dispozici?“
Rozhodněte také, jak si všimnete, že se počáteční množství snižuje. První dodávka bývá často omezená a počáteční zájem může stav zásob rychle změnit. K určení bodu doplnění zásob nepotřebujete složitou prognózu. Potřebujete společné pravidlo, kdy má zbývající množství vyvolat kontrolu dodavatele a případného dalšího nákupu.
- Potvrďte, že bylo zaznamenáno přijaté množství.
- Potvrďte místo uložení a záznam o produktu.
- Rozhodněte, že je produkt nyní k dispozici k prodeji.
- Zvolte bod, při kterém se zbývající zásoby vyhodnotí z hlediska doplnění.
- Zajistěte, aby lidé vyřizující zákaznické dotazy znali aktuální dostupnost.
Tato posloupnost odděluje tři stavy, které se často zaměňují: zásoby na cestě, přijaté zásoby a zásoby dostupné zákazníkům. Jejich oddělení pomáhá firmě vyhnout se slibu dříve, než může produkt poskytnout.
4. Zajistěte přesnost informací pro zákazníky
Jakmile je nový produkt dostupný, informace pro zákazníky by měly odpovídat stejné skutečnosti jako záznam o zásobách. Zákazníci se mohou ptát, zda je položka dostupná, chtít kontaktovat později nebo potřebovat navázat na předchozí rozhovor. Zachyťte podstatný kontext, aby další osoba pochopila, o čem se mluvilo a jaká akce je potřebná.
Zákazník uchovává podstatné údaje o zákaznících, poznámky a aktivity v jednom pracovním prostoru, přičemž příležitosti a další kroky propojuje s ostatními podnikovými aplikacemi. V postupu uvedení produktu je tak užitečným místem, které pomáhá zabránit tomu, aby se rozhovory se zákazníky změnily v izolované připomínky nebo neúplné zprávy.
Zaznamenávejte informace, které podporují další krok
Poznámky o zákaznících udržujte praktické. Zaznamenejte zákazníka, produkt, na který se ptal, a další akci vyplývající z rozhovoru. Další akcí může být například informování zákazníka, jakmile bude produkt dostupný, nebo pokračování v prodejním rozhovoru po potvrzení zásob. Netvrďte, že je produkt dostupný, dokud nenastal okamžik zahájení prodeje.
Přesnost je důležitá v obou směrech. Neříkejte zákazníkovi, že jsou zásoby dostupné, když jsou stále pouze očekávané. Stejně tak po připravení produktu k prodeji nenechávejte dřívější dotazy bez jasného dalšího kroku. Klidný a úplný záznam o zákazníkovi pomáhá malému týmu odpovídat jednotně, i když původní rozhovor vedl někdo jiný.
Informace pro zákazníky by měly vycházet ze stavu zásob, který můžete ověřit: očekávané neznamená přijaté a přijaté nemusí nutně znamenat připravené k prodeji.
5. Vyhodnoťte počáteční pohyb zásob
První období po uvedení ukazuje hodnotu tohoto postupu. Vyhodnoťte počáteční pohyb zásob produktu i související aktivitu zákazníků. Účelem není produkt okamžitě posuzovat. Jde o kontrolu, zda vaše záznamy, umístění a informace pro zákazníky stále odpovídají tomu, co se skutečně děje.
Zaměřte se na jednoduché otázky: Je množství aktuální? Zůstává produkt na určeném místě? Jsou zákaznické dotazy zaznamenány s užitečnými dalšími kroky? Blíží se zbývající zásoby bodu, ve kterém jste plánovali posoudit doplnění? Tyto kontroly mění počáteční nastavení v průběžný proces řízení dostupnosti maloobchodních produktů, nikoli v jednorázový úkol.
Pokud něco není jasné, opravte záznam u zdroje. Pokud se problém týká zásob, aktualizujte pohyb zásob nebo umístění. Pokud se problém týká rozhovoru, aktualizujte poznámku o zákazníkovi nebo další akci. Pozdější kontroly pak budou snazší, protože firma pracuje s aktuálními informacemi, místo aby se snažila zpětně rekonstruovat události.
Závěr: dejte každému novému produktu opakovatelnou cestu
Spolehlivé uvedení nevyžaduje rozsáhlý systém ani dlouhý projektový plán. Vyžaduje opakovatelnou cestu od potvrzení dodavatelem k přijatým zásobám, připravený záznam o produktu a jeho umístění, jasně stanovený okamžik zahájení prodeje, přesné rozhovory se zákazníky a včasné vyhodnocení pohybu. Tato posloupnost pomáhá nezávislým prodejcům uvádět produkty s menším množstvím předpokladů a jasnějším přehledem o tom, co si zákazníci skutečně mohou koupit.
Dejte novým produktům opakovatelnou cestu od dodání k dostupnosti. Začněte používáním aplikace Skladové zásoby a nákup pro kontrolu příchozích zásob a umístění, poté využijte aplikaci Zákazník, abyste udrželi údaje o zákaznících, poznámky a další kroky propojené s uvedením produktu.