Bagi usaha jasa kecil, waktu kerja karyawan yang tercatat sering kali menjadi titik awal penagihan, bukan faktur yang sudah selesai. Anggota tim mungkin mencatat kehadiran, bekerja di beberapa lokasi, mengambil cuti, atau memerlukan koreksi pada catatan mereka. Sebelum jam tersebut menjadi item faktur, seseorang perlu memutuskan waktu mana yang terkait dengan pekerjaan yang harus ditagihkan kepada pelanggan.
Titik peninjauan yang andal antara catatan waktu dan persiapan faktur membantu mencegah dua masalah yang mahal: pekerjaan yang dapat ditagihkan dan telah selesai tidak tercantum dalam faktur, serta penagihan waktu yang belum dikonfirmasi. Tujuannya bukan untuk membuat penagihan lebih rumit. Tujuannya adalah menciptakan serah terima yang dapat diulang dari waktu kerja tim yang tercatat ke faktur yang jelas, dengan visibilitas yang cukup untuk memantau pembayaran setelah faktur dikirim.
Panduan ini menguraikan alur kerja dari waktu yang dapat ditagihkan ke faktur yang praktis untuk tim kecil. Panduan ini khususnya berguna ketika karyawan mencatat waktu kerja mereka dan bisnis memerlukan cara yang konsisten untuk meninjau informasi tersebut sebelum menyiapkan faktur pelanggan.
Mulailah dengan memisahkan waktu yang tercatat dari pekerjaan yang dapat ditagihkan
Tidak setiap jam yang tercatat harus otomatis menjadi item faktur. Pelacakan waktu menunjukkan kapan karyawan bekerja, sedangkan penagihan memerlukan keputusan komersial tentang pekerjaan mana yang siap ditagihkan kepada pelanggan tertentu.
Mulailah setiap siklus penagihan dengan mengidentifikasi pekerjaan yang mungkin dapat ditagihkan. Gunakan pertanyaan sederhana yang sama setiap kali:
- Untuk pelanggan mana pekerjaan tersebut diselesaikan?
- Pekerjaan apa yang telah diselesaikan?
- Karyawan mana yang mencatat waktu terkait pekerjaan tersebut?
- Periode apa yang dicakup oleh faktur pelanggan?
- Apakah waktu yang tercatat telah ditinjau dan dikonfirmasi?
Peninjauan awal ini memberikan tujuan pada setiap catatan waktu. Beberapa catatan mungkin berkaitan langsung dengan pekerjaan pelanggan. Catatan lainnya mungkin berkaitan dengan aktivitas internal, cuti, shift, kehadiran, atau pekerjaan yang belum siap untuk ditagihkan. Memisahkan kategori tersebut berarti faktur didasarkan pada pekerjaan yang dikonfirmasi, bukan pada total jam kerja tim secara umum.
Misalnya, seorang karyawan mungkin bekerja sepanjang minggu, tetapi hanya sebagian dari waktu tersebut yang berkaitan dengan penugasan pelanggan yang siap ditagihkan. Proses peninjauan yang jelas membuat perbedaan itu terlihat sebelum faktur disiapkan.
Jangan menunggu hingga faktur sedang dibuat untuk mengambil keputusan ini. Tinjau pekerjaan yang dapat ditagihkan terlebih dahulu, lalu gunakan hasil yang telah dikonfirmasi sebagai dasar item faktur. Hal ini mengurangi pertanyaan di menit terakhir dan memudahkan penjelasan faktur secara internal maupun kepada pelanggan.
Jadikan catatan kehadiran sebagai sumber peninjauan
Penagihan yang andal dimulai dengan catatan waktu yang andal. Jika kehadiran tidak jelas, tidak lengkap, atau menunggu koreksi, keputusan penagihan yang didasarkan padanya juga dapat menjadi tidak jelas. Tetapkan waktu peninjauan rutin sebelum persiapan faktur agar catatan yang relevan dapat diperiksa ketika periode kerja masih baru berlalu.
Pencatatan jam masuk dan pulang untuk pelacakan waktu tim kecil menyediakan ruang kerja yang jelas untuk mengatur karyawan, lokasi, kehadiran, shift, cuti, dan koreksi. Riwayat tersebut memberi usaha jasa tempat yang praktis untuk meninjau waktu kerja yang tercatat sebelum memutuskan apa yang dapat ditagihkan.
Gunakan daftar periksa prapenagihan yang konsisten
Daftar periksa singkat membantu manajer atau pemilik bisnis meninjau jam kerja tanpa mengubah prosesnya menjadi proyek administrasi lain. Urutan yang tepat dapat berbeda, tetapi pemeriksaan harus mencakup poin yang sama setiap kali.
- Pilih pelanggan dan periode penagihan yang akan ditinjau.
- Identifikasi karyawan yang waktu tercatatnya mungkin terkait dengan pekerjaan pelanggan tersebut.
- Tinjau catatan kehadiran yang relevan.
- Periksa apakah shift, cuti, atau koreksi memengaruhi periode yang sedang dipertimbangkan.
- Konfirmasikan jam atau unit pekerjaan yang siap ditagihkan.
- Pisahkan hal apa pun yang memerlukan klarifikasi alih-alih menebak.
Hasil yang berguna adalah daftar yang telah dikonfirmasi: pelanggan, pekerjaan, periode, dan jumlah yang disetujui untuk ditagihkan. Daftar ini dapat sederhana, tetapi harus cukup jelas agar persiapan faktur tidak bergantung pada ingatan.
Waktu yang tercatat adalah bukti untuk peninjauan penagihan. Pekerjaan yang dapat ditagihkan dan telah dikonfirmasi adalah keputusan yang harus tercantum pada faktur.
Ketika suatu catatan memerlukan klarifikasi, jangan masukkan ke dalam faktur saat ini hingga masalahnya terselesaikan. Hal ini sering kali lebih baik daripada memaksakan jam kerja yang belum pasti ke dalam tagihan pelanggan. Ini juga menciptakan daftar tindak lanjut yang jelas bagi karyawan atau orang yang bertanggung jawab meninjau pekerjaan.
Tinjau jam kerja sebelum membuat faktur, bukan setelah mengirimkannya
Jauh lebih mudah memperbaiki catatan sebelum faktur disiapkan daripada menjelaskan perubahan setelah pelanggan menerimanya. Rutinitas peninjauan yang teratur memberi bisnis titik yang jelas untuk memeriksa waktu dan menjaga kualitas penagihan.
Tim kecil dapat memilih ritme yang sesuai dengan cara mereka melayani pelanggan: mingguan untuk pekerjaan yang sering dilakukan, atau pada waktu yang teratur menjelang setiap proses pembuatan faktur. Yang penting, peninjauan dilakukan secara konsisten dan sebelum item faktur difinalisasi.
Untuk pembahasan yang lebih terfokus mengenai tahap peninjauan catatan waktu, lihat bagaimana Pencatatan jam masuk dan pulang mendukung peninjauan jam kerja karyawan sebelum penagihan. Pengaturan kehadiran, shift, cuti, dan koreksinya sangat relevan ketika beberapa karyawan berkontribusi pada pekerjaan dalam periode yang sama.
Perhatikan celah yang menyebabkan pekerjaan yang dapat ditagihkan terlewat
Pekerjaan yang dapat ditagihkan terlewat sering kali bukan akibat dari satu kelalaian besar. Hal ini dapat terjadi karena celah kecil: catatan seorang karyawan tidak disertakan, koreksi tidak ditinjau, atau pekerjaan yang telah selesai tidak dihubungkan ke pelanggan yang tepat sebelum faktur disiapkan.
Selama peninjauan, bandingkan pekerjaan pelanggan yang telah dikonfirmasi dengan waktu kerja karyawan yang relevan. Jika pekerjaan pelanggan melibatkan lebih dari satu orang, tinjau catatan terkait dari setiap orang. Jika pekerjaan mencakup lebih dari satu lokasi atau shift, pastikan periode yang relevan dipertimbangkan secara menyeluruh.
Pada saat yang sama, jangan menganggap setiap jam yang dicatat oleh karyawan dapat ditagihkan. Peninjauan harus menghasilkan keputusan penagihan yang disengaja, bukan pemindahan otomatis total kehadiran. Keseimbangan ini membantu bisnis mencatat pekerjaan yang siap ditagihkan sambil menjaga faktur tetap selaras dengan biaya yang seharusnya dibebankan kepada pelanggan.
Ubah pekerjaan yang telah dikonfirmasi menjadi item faktur
Setelah waktu kerja ditinjau, persiapan faktur menjadi jauh lebih sederhana. Buat item faktur dari pekerjaan yang telah dikonfirmasi, alih-alih kembali ke catatan kehadiran mentah setiap kali. Faktur harus menjelaskan pekerjaan dengan cukup jelas agar pelanggan memahami apa yang ditagihkan.
Item faktur yang bermanfaat didasarkan pada kesimpulan peninjauan: pelanggan, layanan atau operasi, dan jumlah pekerjaan yang telah dikonfirmasi serta disepakati. Gunakan redaksi yang konsisten dari satu faktur ke faktur berikutnya apabila pekerjaannya serupa. Konsistensi membuat faktur lebih mudah disiapkan dan dibaca.
Faktur untuk membuat dan mengelola faktur profesional dirancang untuk membantu usaha kecil menyiapkan penawaran, mengubahnya menjadi faktur, mencatat pembayaran, serta menggunakan kembali pelanggan, item, dan operasi yang dibuat oleh aplikasi Suite.coffee lainnya. Bagi tim layanan, ini berarti persiapan faktur dapat tetap berfokus pada pekerjaan pelanggan yang telah dikonfirmasi, bukan membangun ulang informasi penagihan dasar berulang kali.
Siapkan faktur dari ringkasan yang telah dikonfirmasi
Sebelum membuat faktur, susun ringkasan akhir mengenai pekerjaan yang disetujui untuk ditagihkan. Ringkasan ini dapat mencakup pelanggan, periode faktur, item layanan yang telah dikonfirmasi, serta jumlah waktu atau pekerjaan yang sesuai. Ringkasan ini adalah penghubung antara tahap peninjauan dan faktur itu sendiri.
- Gunakan hasil peninjauan yang telah dikonfirmasi, bukan total kehadiran yang belum ditinjau.
- Jaga agar deskripsi item yang ditujukan kepada pelanggan jelas dan konsisten.
- Periksa bahwa semua pekerjaan yang telah dikonfirmasi untuk periode terpilih telah disertakan.
- Simpan catatan yang belum terselesaikan untuk peninjauan berikutnya, alih-alih menambahkan item yang belum pasti.
- Pastikan faktur terkait dengan pelanggan dan periode penagihan yang benar.
Pendekatan ini tetap bernilai bahkan ketika penagihan sederhana. Pendekatan ini memberi orang yang menyiapkan faktur sumber yang dapat diandalkan dan memberi bisnis cara yang dapat diulang untuk memeriksa kelengkapan sebelum pengiriman.
Jika tim Anda juga menyiapkan penawaran sebelum pekerjaan ditagihkan, Faktur dapat mendukung alur dari penawaran ke faktur. Menggunakan kembali pelanggan, item, dan operasi dapat membantu menjaga detail administrasi yang berulang tetap teratur, sementara tim berfokus meninjau pekerjaan yang benar-benar telah diselesaikan.
Pastikan status pembayaran tetap terlihat setelah pengiriman
Menyiapkan faktur yang benar merupakan pencapaian penting, tetapi bukan akhir dari alur kerja. Setelah faktur dikirim, bisnis perlu mengetahui statusnya. Menjaga status faktur tetap terlihat membantu membedakan pekerjaan yang telah ditinjau dan ditagihkan dari pekerjaan yang juga telah dibayar.
Faktur mendukung pelacakan status faktur dan pencatatan pembayaran. Hal ini memberi usaha kecil pandangan yang lebih jelas atas tindakan berikutnya setelah penagihan: apakah perlu memantau faktur, mencatat pembayaran, atau menindaklanjuti pada waktu yang tepat. Hal ini juga menghindari perlakuan persiapan faktur dan pelacakan pembayaran sebagai tugas terpisah yang tidak saling terhubung.
Untuk rutinitas yang berguna, tinjau status faktur pada waktu rutin yang sama dengan persiapan penagihan. Ini menciptakan siklus sederhana: konfirmasikan waktu, siapkan faktur, kirimkan, dan periksa statusnya. Bisnis kemudian dapat memasuki periode penagihan berikutnya dengan gambaran yang lebih jelas tentang hal-hal yang sudah ditangani.
Bangun serah terima yang andal antara waktu kerja dan penagihan
Proses terbaik bukanlah proses dengan langkah terbanyak. Proses terbaik adalah yang dapat diulangi oleh tim. Mulailah dengan kehadiran yang tercatat, identifikasi pekerjaan yang mungkin dapat ditagihkan, tinjau jam kerja dan koreksi yang relevan, konfirmasikan pekerjaan yang siap ditagihkan, lalu buat item faktur dari hasil yang telah dikonfirmasi tersebut. Setelah itu, pastikan status faktur tetap terlihat setelah pengiriman.
Bagi usaha jasa kecil, serah terima ini melindungi pendapatan dan kejelasan. Hal ini mengurangi kemungkinan pekerjaan yang telah selesai terlewatkan, sambil membantu memastikan faktur didasarkan pada catatan yang telah ditinjau, bukan asumsi.
Tetapkan waktu peninjauan rutin antara catatan waktu yang telah dikonfirmasi dan persiapan faktur. Gunakan Pencatatan jam masuk dan pulang untuk menjaga catatan waktu kerja tetap teratur, lalu gunakan Faktur untuk menyiapkan faktur dan memantau statusnya dengan lebih sedikit kerumitan yang tidak perlu.
