Pengiriman dari pemasok mungkin tampak sebagai rutinitas: kotak tiba, seseorang menandatangani, lalu barang dipindahkan ke rak, ruang penyimpanan, atau dapur. Namun, penerimaan barang adalah salah satu titik yang paling mudah membuat catatan stok menjadi tidak dapat diandalkan. Pengiriman kurang, barang yang salah, kemasan rusak, atau jumlah yang tidak tercatat dapat menciptakan selisih antara jumlah yang tersedia menurut catatan dan jumlah yang benar-benar dapat digunakan oleh bisnis.
Daftar periksa penerimaan dari pemasok untuk usaha kecil yang praktis memberikan awal yang terkendali untuk setiap pengiriman. Daftar ini memberi tahu petugas penerima apa yang harus diperiksa, apa yang harus dicatat, dan kapan barang perlu dipisahkan dari stok normal. Tujuannya bukan untuk memperlambat tim yang sibuk. Tujuannya adalah membuat keputusan penting terlihat saat pengiriman, dokumen, dan detail pemasok masih tersedia bersama-sama.
Pendekatan ini berguna bagi peritel, kafe, dan bisnis jasa yang menyimpan stok serta menerima barang kemasan, bahan baku, suku cadang, material, atau bahan habis pakai. Proses penerimaan pengiriman dari pemasok yang konsisten membantu menjaga keakuratan catatan stok, apa pun barang yang dikirimkan.
Mengapa penerimaan pengiriman menyebabkan kesalahan catatan stok
Catatan sering kali menyimpang karena pengiriman dianggap selesai sebelum diperiksa. Catatan pembelian atau surat jalan mungkin mencantumkan satu jumlah, isi karton mungkin menunjukkan jumlah lain, dan angka yang dimasukkan ke dalam stok mungkin berupa asumsi, bukan hitungan yang telah diverifikasi.
- Menerima karton tersegel tanpa mengonfirmasi barang dan jumlahnya.
- Mencatat jumlah yang dipesan, bukan jumlah yang tiba.
- Menyimpan barang sebelum mencatat kerusakan, penggantian barang, atau kekurangan.
- Mencampur barang yang diterima dengan barang bermasalah di lokasi yang sama.
- Meninggalkan surat jalan untuk dimasukkan oleh orang lain nanti.
- Tidak mencatat lokasi penyimpanan barang yang diterima.
Setiap masalah dapat terlihat kecil jika terjadi sendiri-sendiri. Namun, seiring waktu, celah ini membuat pengisian ulang stok kurang dapat diandalkan dan hasil hitung fisik lebih sulit dijelaskan. Staf mungkin mencari barang yang menurut catatan masih tersedia, atau baru menemukan kekurangan ketika mereka sangat membutuhkan barang tersebut.
Daftar periksa penerimaan barang memisahkan tiga pertanyaan yang sering kali tercampur: apa yang diharapkan, apa yang tiba, dan apa yang telah diterima sebagai stok. Hanya stok yang telah diterima yang boleh ditambahkan ke jumlah yang tersedia untuk digunakan.
Tentukan hal yang harus dikonfirmasi dalam setiap pemeriksaan pengiriman
Sebelum menyusun daftar periksa, tentukan informasi minimum yang dibutuhkan tim Anda untuk setiap pengiriman. Berfokuslah pada informasi yang memengaruhi penerimaan, penyimpanan, dan catatan stok. Daftar yang terlalu umum akan melewatkan masalah, sedangkan daftar yang terlalu panjang mungkin akan dilewati saat pekerjaan sedang sibuk.
Setiap pemeriksaan pengiriman harus mengonfirmasi:
- Pemasok dan referensi pengiriman: siapa yang mengirimkan barang serta pesanan, surat jalan, atau referensi terkait.
- Barang yang diharapkan: produk, material, atau persediaan yang seharusnya ada.
- Jumlah yang diterima: jumlah aktual yang dihitung dalam satuan yang digunakan untuk stok.
- Kondisi: apakah kemasan dan barang tampak layak untuk diterima.
- Kesesuaian: apakah barang sesuai dengan yang diharapkan, termasuk barang pengganti yang telah disetujui jika relevan.
- Lokasi penyimpanan: tempat barang yang diterima akan disimpan.
- Status pengecualian: apakah ada barang yang kurang, salah, atau rusak dan memerlukan tindak lanjut.
Tingkat pemeriksaan dapat berbeda untuk setiap pengiriman. Barang bernilai tinggi atau barang yang sering dikirim kurang mungkin memerlukan penghitungan penuh. Untuk barang tersegel dengan risiko lebih rendah, menghitung karton mungkin sesuai jika stok dikelola dengan cara tersebut. Yang penting adalah menetapkan standar yang jelas dan menerapkannya secara konsisten, bukan membiarkan keputusan ditentukan oleh setiap petugas penerima.
Susun daftar periksa penerimaan dari pemasok yang sederhana
Gunakan struktur ini sebagai daftar periksa penerimaan inventaris. Prosesnya dapat dimulai di atas kertas, tetapi bahasanya harus cukup jelas agar setiap anggota tim yang telah dilatih dapat menggunakannya dalam urutan yang sama.
- Identifikasi pengiriman. Catat tanggal, nama pemasok, dan referensi pengiriman. Temukan catatan atau pesanan pembelian terkait.
- Konfirmasikan bahwa pengiriman ditujukan untuk bisnis Anda. Periksa pemasok, alamat, atau referensi pengambilan, terutama ketika beberapa pengiriman tiba dalam waktu berdekatan.
- Bandingkan barang dengan yang diharapkan. Periksa produk satu per satu, termasuk varian atau format kemasan jika penting.
- Hitung barang yang tiba. Catat jumlah aktual yang diterima, bukan jumlah yang dipesan. Jelaskan satuan stok ketika barang tiba dalam dus tetapi dilacak sebagai unit satuan.
- Periksa kondisi. Cari kerusakan yang terlihat, kebocoran, kemasan yang penyok, atau masalah lain yang berarti barang tidak boleh masuk ke stok normal.
- Pisahkan barang yang diterima dan barang pengecualian. Pindahkan barang yang diterima ke arah penyimpanan, tetapi pisahkan barang yang meragukan hingga keputusan dibuat.
- Catat lokasi penyimpanan. Catat gudang, rak, ruang penyimpanan, atau lokasi lain yang digunakan oleh bisnis.
- Catat pergerakan stok yang diterima. Masukkan hanya jumlah yang diterima saat informasi pengiriman masih tersedia.
- Catat pengecualian secara terpisah. Catat barang yang kurang, salah, atau rusak, tindakan yang diperlukan, serta orang yang bertanggung jawab untuk tindak lanjut.
- Selesaikan pemeriksaan. Konfirmasikan bahwa dokumen, catatan, dan barang fisik telah sesuai sejauh memungkinkan sebelum menutup tugas.
Gunakan bahasa yang langsung. “Hitung jumlah yang diterima” lebih berguna di titik penerimaan daripada instruksi umum seperti “Verifikasi inventaris”. Sediakan ruang untuk catatan jika ada pengecualian, tetapi jangan mewajibkan komentar panjang ketika semuanya sudah benar.
Untuk pekerjaan berulang, Daftar periksa dapat mengubah urutan ini menjadi prosedur yang jelas dan dapat diulang, menetapkan tanggung jawab, serta menunjukkan apa yang telah selesai. Hal ini sangat membantu ketika pengiriman ditangani oleh orang yang berbeda atau di berbagai shift, karena pemeriksaan yang diperlukan tetap konsisten.
Tetapkan tanggung jawab untuk memeriksa, mencatat, dan mengeskalasi
Daftar periksa paling efektif ketika kepemilikan tugas dinyatakan dengan jelas. Dalam bisnis yang sangat kecil, satu orang mungkin membongkar, memeriksa, mencatat, dan menindaklanjuti pengiriman. Dalam operasional yang lebih sibuk, tugas-tugas tersebut mungkin menjadi tanggung jawab orang yang berbeda. Kedua pendekatan dapat berjalan baik jika serah terimanya jelas.
- Penerima: memeriksa pengiriman, menghitung barang, dan mengidentifikasi masalah yang terlihat.
- Pencatat stok: mencatat jumlah yang diterima dan lokasi penyimpanannya.
- Penanggung jawab pengecualian: menindaklanjuti barang yang kurang, salah, atau rusak kepada pemasok atau kontak pembelian.
- Peninjau: memastikan pengecualian yang belum terselesaikan tidak terlupakan dan proses dijalankan.
Jika satu orang memegang semua peran ini, tuliskan hal tersebut. Kejelasan mencegah seseorang mengasumsikan bahwa rekan kerja telah memasukkan jumlah atau melaporkan selisih. Jika masa sibuk mengharuskan pemeriksaan dan administrasi dipisahkan, simpan detail pengiriman yang telah diperiksa secara bersama dan pastikan stok yang diterima segera dicatat.
Catat pergerakan stok yang diterima sebelum barang disimpan
Disiplin utamanya sederhana: catat stok yang telah Anda terima, bukan stok yang diharapkan atau sekadar telah dikirim ke lokasi bisnis. Jika tiga unit kurang dari kiriman berisi sepuluh unit, catat tujuh unit yang diterima sebagai tersedia. Tiga unit lainnya tetap menjadi pengecualian yang perlu diselesaikan.
Catat pergerakan sedekat mungkin dengan waktu pemeriksaan. Menunggu hingga akhir shift meningkatkan kemungkinan catatan hilang, jumlah diperkirakan, atau barang baru bercampur dengan stok lama. Mencatat lokasi pada saat yang sama menciptakan jejak yang lebih jelas dari catatan stok ke barang fisik.
Inventaris & pembelian dirancang untuk mengendalikan stok, gudang, pemasok, dan pembelian sekaligus menjaga setiap pergerakan tetap tercatat serta jumlah tetap terkini. Menjaga pergerakan agar dapat ditelusuri mendukung aturan penerimaan yang sama: catatan harus menunjukkan apa yang diterima dan di mana tempatnya, bukan asumsi berdasarkan pesanan awal.
Pastikan satuan ukuran tidak menimbulkan ambiguitas. Jika kopi dipesan dalam dus tetapi digunakan dalam kantong satuan untuk keputusan stok harian, tentukan kapan konversi tersebut dicatat dan masukkan ke dalam prosedur. Tujuannya adalah memastikan jumlah yang diperiksa di pintu memiliki makna yang sama dengan jumlah yang ditampilkan dalam catatan stok.
Pisahkan pengecualian dari barang yang diterima
Pengecualian memerlukan alurnya sendiri. Ketika barang rusak, salah, atau kurang dicampur ke dalam penerimaan normal, barang tersebut dapat dihitung sebagai tersedia atau terlupakan. Catatan pengecualian terpisah memberi tim dasar yang jelas untuk melakukan tindak lanjut.
Untuk setiap pengecualian, catat pemasok, referensi pengiriman, barang, jumlah yang diharapkan, jumlah aktual, jenis masalah, dan tindakan yang diambil. Untuk barang yang salah atau rusak, identifikasi tempat barang tersebut ditahan agar tidak digunakan secara keliru. Untuk barang yang kurang, simpan referensi pengiriman dan jumlah yang benar-benar diterima.
Aturan penerimaan yang berguna adalah: jika suatu barang tidak dapat dihitung sebagai telah diterima dan tersedia hari ini, jangan masukkan barang tersebut ke dalam pergerakan stok yang diterima.
Jangan menambah stok yang diterima hanya karena pemasok mungkin akan memperbaiki masalah tersebut nanti. Catat stok ketika diterima sekarang, lalu catat barang pengganti atau barang yang kurang saat benar-benar tiba. Hal ini menjaga jumlah yang tersedia tetap berdasarkan stok fisik yang dapat digunakan oleh bisnis.
Tinjau masalah pengiriman yang berulang dan perbaiki daftar periksa
Tinjau surat jalan dan pengecualian dalam interval yang sesuai dengan volume pengiriman Anda. Cari pola: pemasok yang berulang kali mengirim jumlah kurang, produk yang sering diganti, kemasan yang sering rusak, atau lokasi penyimpanan yang sering tidak dicatat.
Gunakan pola ini untuk membuat perbaikan yang terarah. Tambahkan instruksi penghitungan khusus untuk barang yang bermasalah, perjelas satuan penerimaan, tambahkan pemeriksaan kondisi untuk persediaan yang mudah rusak, atau buat kontak eskalasi lebih mudah ditemukan. Hindari menyusun ulang seluruh daftar periksa setelah satu masalah yang terisolasi. Berfokuslah pada masalah berulang yang memengaruhi keakuratan stok atau menghabiskan waktu staf.
Periksa juga apakah daftar periksa diisi pada waktu yang tepat. Jika staf mengisinya setelah barang sudah berada di rak, sederhanakan langkah-langkahnya, letakkan daftar periksa di tempat pengiriman tiba, atau perjelas tanggung jawab di titik penerimaan. Proses ini hanya melindungi catatan stok ketika dilakukan sebelum barang menjadi bagian dari stok sehari-hari.
Kesimpulan: jadikan penerimaan sebagai momen stok yang terkendali
Catatan stok yang akurat dimulai dengan keputusan penerimaan yang akurat. Konfirmasikan pemasok dan referensi, hitung barang yang tiba, periksa kondisi, pisahkan pengecualian, catat pergerakan stok yang diterima, dan catat tempat barang disimpan. Dengan tanggung jawab yang jelas dan daftar periksa yang dapat diulang, usaha kecil dapat menangkap selisih saat masalah tersebut masih mudah diselidiki.
Buat satu daftar periksa penerimaan untuk pengiriman pemasok Anda berikutnya, lalu catat pergerakan stok yang diterima sebelum barang mencapai rak atau ruang penyimpanan.
